Nu är det resultat och inte kvittokontroll som räknas
Finansieringen av EU-projekt sker allt oftare genom så kallad Lump sum, som är en modell med ett fast belopp som betalas ut i delar, först som ett förskott, därefter en del under projektet och till sist när projektet eller aktiviteten avslutats och godkänts. I andra projekt kan utbetalningarna baseras på faktiska kostnader för till exempel material, resor och tid. Lump sum fokuserar helt på att projektet ska leverera resultat och minskar behovet av detaljerad finansiell rapportering betydligt.
Varför har EU börjat med detta?
-Vi tolkar det som att det har blivit viktigare med resultat än med en omfattande administration och kontroll, säger Charlotte Lorentz Hjort, projektledare för EU-finansierade policyplattformen ekip som är ett av de första projekt som finansieras genom Lump sum. Med Lump sum måste man fokusera mer på sina mål och processen blir mer effektiv både för finansiären och stödmottagare.
I ett Lump sum-projekt mäts framgång genom att man ser om man uppnår utsatta mål och milstolpar i arbetspaketen i stället för att kontrollera att varenda euro kan redovisas.
- Om det är en fördel eller nackdel beror på hur man ser det, säger Katarina Scott, som har hand om ekonomi i många olika projekt. Med fokus på leveranser blir det mindre administration för partners men hårdare krav på resultat. Detta ställer höga krav på organisationerna att ha bra verksamhetsmodeller, projektledning och koncept som gör att man klarar att leverera i tid.
Att hantera Lump sum i europeiska projekt kräver noggrann planering och ett effektivt genomförande av projekten. Ledare för arbetspaket är centrala för att ha kontroll på arbetsprocessen och projektresultaten och det är viktigt med lägesrapporteringar samt att kunna visa att milstolpar uppnåtts för att säkerställa finansieringen.
- Med fel arbetspakets- och konceptkonstruktion blir det stora effekter på kassaflödet, fortsätter Katarina Scott. Projektens olika delar och leveranser är beroende av varande och det är viktigt att välja bra partners som kan leverera, har en fungerande operativ modell och en effektiv process. En partner som inte levererar i tid kan ställa till det för alla de andra i projektet. Därmed blir det blir tuffare krav på att projektledningen är bra på samarbete, samordning och att partnerskapet fungerar. Man ska komma ihåg att varje partner är en egen organisation med egen styrning. Det är väldigt svårt att beordra någon över organisationsgränser så samarbete och att hitta drivkrafterna blir avgörande.
För den som har koll på sina processer och modeller kan Lump sum vara en fördel.
- Lund har en erfarenhet som gör att vi kan ta en position i att driva konceptualiseringsprocessen med projektkonstruktion och göra effektiv koordinering av projekt. Du behöver ha ett tvärorganisatoriskt engagemang, en bra modell för ekonomisimulering och avsätta tid och resekostnader för samverkansarbete. Jag tycker att vi har allt detta, säger Katarina Scott.
- Det som dessutom behövs är mer fokus på att arbeta med förbättringar i teambuilding, tvärfunktionella konsortieteam, leverans i kedjor, formulering av uppgiftsleverans i kontrakt och formella avstämningar samt att skapa en modell för uttag av finansiering eller betalningar längs vägen efter leverans. Exempel på detta är hur tester och prototyper blir beroende av formulering, kriterier och underlag från forskning och användare. Om projektets slutleverans är en färdig prototyp är ingen godkänd förrän prototypen är klar, beskriven, testad och levererad.
Lump-sum innebär en beslutad förbestämd budget med fastslagna leveranser som används för vissa europeiska projekttyper och där summan kan vara olika för varje projekt. Projektets aktiviteter och ekonomi baseras på en sammansättning av individuella delbudgetar för de olika medverkande organisationerna och deras uppgifter kopplade till fastslagna leveranser som kan delas av flera i partnerskapet. EU-kommissionens projekt och kontrollorgan kan även i fortsättningen begära full ekonomisk redovisning ner i detalj om man tycker detta krävs även om fokuset nu ligger på leverans.